Tip No. 35-2014

Normas para transmitir electrónicamente la información de comprobantes de venta, de retención y documentos complementarios

noviembre 4, 2014

En el Suplemento del Registro Oficial No.351, de octubre 09 de 2014, se publicó la Resolución NAC-DGERCGC14-00788, emitida por la Directora General del Servicio de Rentas Internas, mediante la cual se expiden las Normas para la transmisión electrónica de información de comprobantes de venta, retención y documentos complementarios a la Administración Tributaria.

En uso de sus facultades, el SRI publicará resoluciones y especificaciones técnicas para implementar las distintas modalidades de emisión electrónica de comprobantes de venta, retención y documentos complementarios: comprobantes electrónicos, auto emisores, máquinas fiscales, carga de preimpresos y otras.

El emisor de comprobantes de venta, retención y documentos complementarios, que opte por la transmisión electrónica de la información, deberá observar lo siguiente:

Contar con la clave para el acceso a los servicios de la plataforma electrónica del SRI.

  • Estar al día en el cumplimiento de las obligaciones tributarias.
  • Presentar una solicitud para la autorización de trasmitir información a la Administración Tributaria, según el formato disponible en la página web del SRI.
  • Acatar las directrices establecidas en la Ficha Técnica; e, implementar en su sistema computarizado, informático, equipos y demás dispositivos, los procesos para generar la información de los comprobantes autorizados por cada modalidad, en los formatos XML y XSD.
  • Cuando el contribuyente obtenga la autorización para emitir comprobantes bajo cualquier modalidad, los mismos tendrán validez tributaria, sustentarán costos y gastos y crédito tributario.
  • Cuando se requiera firma electrónica para emitir comprobantes, será responsabilidad del emisor mantener vigente el certificado de firma electrónica

Mediante Resolución se establecerá la vigencia de la autorización, así como los calendarios para implementar y trasmitir la información, de acuerdo con las modalidades de emisión.

Normas para el proceso de actualización del RUC para personas naturales

En el mencionado Registro Oficial No.351, también se publicó la Resolución NAC-DGERCGC14-00789, mediante la cual se expiden las Normas para el proceso de actualización en línea del Registro Único de Contribuyentes para personas naturales.

Se podrá actualizar en línea la información relacionada con el nombre de fantasía o comercial; la dirección de domicilio; dirección de establecimiento (matriz y adicionales); medios de contacto; y, otras que la Administración Tributaria señale. Para el efecto, el contribuyente deberá encontrarse en estado Activo y proceder de la siguiente manera:

  • Contar con la clave para el acceso a los servicios de la plataforma electrónica del SRI.
  • Ingresar la solicitud de actualización del RUC.
  • Escoger la opción de actualización y modificar la información registrada.
  • El SRI procesará la solicitud y enviará un mensaje al correo electrónico registrado, comunicando el resultado de la solicitud.
  • Si la actualización fue exitosa, el contribuyente podrá reimprimir su certificado de RUC; caso contrario, deberá acudir de manera obligatoria a cualquier agencia de la Administración Tributaria.

La suspensión del RUC también se podrá realizar en línea, en caso que la persona natural tenga su clave de acceso. No se podrá actualizar el RUC en línea, cuando las personas naturales se encuentren en estado de “suspensión definitiva”; tengan domicilio especial; se encuentren en procesos sancionatorios o de determinación; tengan deudas en firme; y, otros establecidos por la administración tributaria.

Normas para la declaración y pago de las obligaciones tributarias a través de internet

En el Suplemento del Registro Oficial No.351 también se publicó la Resolución NAC-DGERCGC14-00806, mediante la cual se expiden las normas para la declaración y pago de las obligaciones tributarias a través de internet:

1.- Suscripción de acuerdo: Para efectuar declaraciones de impuestos a través del internet, así como para acceder a la presentación de anexos, generación de consultas, certificaciones, actualizaciones, registros, entre otros servicios, el sujeto pasivo previamente debe firmar el acuerdo de responsabilidad y uso de medios electrónicos aprobado para el efecto, en el que aceptará todas las condiciones relacionadas a la utilización de “Claves de Usuario” y de la tecnología a utilizarse.

Los contadores que participen en la presentación de declaraciones de terceros vía internet, deben estar inscritos en el RUC, previo a suscribir el respectivo acuerdo de responsabilidad.

2.- Generación de clave: El SRI asignará a los sujetos pasivos y/o a sus contadores, que hayan suscrito el acuerdo, una clave de usuario para ingresar y acceder a todos los servicios del portal electrónico. El sujeto pasivo y el contador que obtengan la clave se consideran titulares de la misma, por lo que deben cumplir con las obligaciones derivadas de tal titularidad.

3.- Registro del correo electrónico: El sujeto pasivo debe registrar obligatoriamente una cuenta de correo electrónico, mediante la cual se remitirá toda la información referente a sus obligaciones tributarias. No obstante, el sujeto pasivo podrá también ser notificado en el buzón de “Servicios en Línea” de la página web institucional.

4.- Presentación de declaración.- Los sujetos pasivos deberán presentar obligatoriamente sus declaraciones a través del internet. Podrán realizarlo todos los días del año, incluyendo fines de semana y feriados. Se considera que una declaración es presentada en un día específico cuando su ingreso en el sistema se registre hasta las 23h59m59s.

5.- Formas de Pago: Con el Comprobante Electrónico de Pago, el sujeto pasivo podrá realizar el pago total de sus obligaciones tributarias con notas de crédito o en efectivo, a través de débito automático (suscripción de Convenio de Débito); otras formas de pago (cualquier institución financiera); y, otros (cualquier otra forma que el SRI ponga a disposición a través de las instituciones autorizadas).

Requisitos adicionales para inscribir en el RUC la actividad de transporte terrestre

En el Segundo Suplemento del Registro Oficial No.351, se publicó la Resolución NAC-DGERCGC14-00752, por la cual se establece que las personas naturales o sociedades que soliciten la inclusión de la actividad de servicio de transporte terrestre de personas y/o carga por carretera, en la inscripción o actualización del RUC, deberán presentar el respectivo titulo habilitante. Se entiende por titulo habilitante al permiso o contrato de operación de transporte terrestre, otorgado por parte de la entidad competente que regule y controle el tránsito y el transporte dentro de su jurisdicción.

En caso de no contar con dicho titulo habilitante, se podrá presentar el documento de factibilidad o su equivalente, otorgado por al autoridad competente. El SRI también podrá aceptar las Resoluciones de prórroga de la vigencia de los títulos habilitantes.

Normas para la inscripción en línea en el RUC de sociedades

En el Segundo Suplemento también se publicó la Resolución NAC-DGERCGC14-00777, mediante la cual se establece el proceso para la inscripción en línea en el RUC, aplicable a sociedades nacionales que se hayan constituido conforme al ordenamiento jurídico ecuatoriano, siempre que el ente regulador envíe la información de manera electrónica al SRI.

Una vez recibida y validada la información de las sociedades, el SRI inscribirá en línea y generará el respectivo número de RUC a la sociedad. Además entregará el certificado de inscripción en el RUC de la sociedad, a través de sus canales de asistencia, sea al momento de solicitar la clave de uso de medios electrónicos, o reimprimiendo el mismo en línea.

La Administración Tributaria podrá acceder a los expedientes que reposen en la base de datos del ente regulador, correspondiente a las sociedades que se inscriban en línea en el RUC.

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